Il Segretario del C.d.A.: l’equilibrista nella governance societaria

Nelle società di capitali il Segretario del Consiglio di Amministrazione riveste un ruolo chiave nella governance societaria e nella gestione delle dinamiche e delle dialettiche consiliari.

La molteplicità dei compiti correlati a tale funzione e le connesse responsabilità ne fanno una figura centrale e strategica della struttura organizzativa nonché un trait-d’union con gli attori maggiormente coinvolti nel governo d’impresa.

Nelle società di medie e grandi dimensioni il ruolo è solitamente ricoperto da professionisti qualificati – anche estranei al Consiglio – Direttore Affari Legali e Societari, Responsabile Affari Legali, Responsabile Unità Segreteria Societaria, in altri casi, da professionisti appartenenti allo stesso Consiglio – amministratori o sindaci in carica.

La disciplina normativa vigente in materia di società di capitali, tuttavia, non prevede alcuna disposizione in tema di nomina, poteri e doveri del Segretario del Consiglio di amministrazione. L’unica eccezione sono le disposizioni del codice civile che disciplinano la figura del Segretario di Assemblea “il Presidente è assistito dal Segretario” (art. 2371 c.c.) e insieme al Presidente “sottoscrive il verbale“ (art. 2375 c.c.). Si consideri, tuttavia, che la dottrina in materia è pacifica nel ritenere che le disposizioni relative al Segretario di Assemblea non possono essere applicate in via analogica al Segretario del C.d.A in considerazione delle differenze di disciplina dei due organi societari e del diverso valore che la verbalizzazione assume nelle delibere consiliari. 

Le lacune normative possono essere colmate in sede di redazione dello Statuto sociale, disciplinando la figura del Segretario mediante l’introduzione di apposite clausole o, qualora lo Statuto non preveda e non regolamenti nulla in materia, il Consiglio stesso può deliberare l’adozione di un Regolamento interno in cui esplicitare funzioni, poteri e responsabilità.

Nella prassi societaria, tuttavia, – fatte salve rare eccezioni, perlopiù in contesti multinazionali e nelle grandi quotate – sia lo Statuto sia i regolamenti interni, sopperiscono al vuoto normativo sempre e solo in termini di modalità di nomina, con la conseguenza che ruolo, poteri e responsabilità del Segretario sono nella maggioranza dei casi sforniti di regolamentazione.

Nell’attuale panorama societario italiano, il Segretario del Consiglio è dunque costretto a divincolarsi tra il vuoto normativo e la complessità delle mansioni e delle responsabilità affidatigli, un vero e proprio “equilibrista” nelle dinamiche di governance, in bilico tra adempimenti e scadenze sempre più stringenti, consulenza ai Consiglieri e al management, coordinamento dei flussi informativi e gestione dei rapporti con gli organi sociali.

Si pensi, infatti, alla funzione di raccordo con il Presidente, gli organi societari, i comitati endoconsiliari e le Direzioni esecutive, la gestione degli adempimenti pre e post consiliari, gli adempimenti finalizzati ad assicurare l’adeguatezza e la completezza dei flussi informativi diretti al Consiglio e agli organi societari, e, non in ultimo, la gestione del processo di verbalizzazione delle sedute consiliari.

Diplomazia, preparazione e indipendenza di giudizio vanno senza dubbio a caratterizzare un “buon” Segretario del Consiglio; capace di destreggiarsi in situazioni complesse, a volte conflittuali – si pensi a Consigli particolarmente affollati con ordini del giorno articolati – capace di assicurare il supporto e la corretta comunicazione con i Consiglieri, interprete e mediatore nei rapporti con i molteplici organi societari.

Compiti e responsabilità del Segretario, inoltre, si inseriscono in una fase particolarmente delicata e complessa quale è la verbalizzazione delle riunioni consiliari in cui il Segretario è il “garante” del rispetto delle norme poste a tutela del corretto funzionamento dell’organo collegiale e, insieme al Presidente, è senza dubbio il dominus dell’organizzazione dei lavori consiliari.

Nel processo di verbalizzazione, inoltre, è dotato di autonoma responsabilità in relazione al potere certificativo correlato a tale specifica attribuzione. La sua partecipazione alla redazione del verbale non si riduce a una esecuzione materiale delle istruzioni presidenziali poiché egli ha la responsabilità della veridicità di quanto è chiamato a verbalizzare. Tale compito è autonomo e ne caratterizza la funzione.

Il verbale deve assicurare fedeltà, precisione e completezza del “fatto consiliare”, nell’interesse dei soci e dei terzi ed essere il più rispondente possibile alla reale volontà del collegio, anche al fine di garantire, a posteriori, la verifica della regolarità delle delibere (raggiungimento dei quorum costitutivi e deliberativi) oltre al diritto di impugnazione da parte degli amministratori assenti e dissenzienti e da parte dei soci ex art. 2388, comma 4 e 5 c.c.

In una fase così delicata, spetterà al Segretario anche il dovere di far emergere dai verbali il principio di “buona amministrazione”. Ancora una volta, sarà fondamentale l’equilibrio nel valutare l’opportunità di inserire od omettere a verbale dichiarazioni o interventi non pertinenti all’ordine del giorno, pareri espressi dai consiglieri o dal Presidente, o altre dichiarazioni dei componenti il Consiglio, non perfettamente in linea con il suddetto principio.

Il Segretario, nel processo di verbalizzante, è esposto a un eventuale responsabilità – contrattuale o extracontrattuale- per danni cagionati alla società o a terzi come conseguenza diretta del suo operato. Si tratta di una responsabilità mutuabile da quella prevista per gli amministratori, ex art. 2392 c.c., da valutare in relazione al criterio di diligenza richiesta dalla natura dell’incarico e delle specifiche competenze.

Si può pensare al caso in cui uno o più amministratori, assumendo che il verbale consiliare non sia in tutto o in parte veritiero, ne facciano una contestazione formale riuscendone a dimostrare la non veridicità. Una conseguenza giuridica potrebbe essere la possibile imputazione di responsabilità civile a carico di chi ha redatto il verbale e, sottoscrivendolo, ne ha assunto la paternità.

Sebbene il processo di verbalizzazione rientri tra i compiti dal quale potrebbero emergere responsabilità in capo al Segretario, né il contenuto del verbale del CdA è disciplinato normativamente, come previsto per l’Assemblea dei soci, nè l’attuale impianto normativo contiene indicazioni, anche di carattere generale, sulla verbalizzazione delle delibere consiliari.

In materia non sono codificati né criteri nè best practice di verbalizzazione alle quali il Segretario possa attenersi nell’espletamento della sua funzione certificatoria. Anche in questo caso, prassi, diplomazia e buon senso diventano le regole pratiche tra le quali è costretto a destreggiarsi.

Buon funzionamento degli organi sociali e trasparenza e correttezza nella verbalizzazione delle sedute consiliari possono essere salvaguardate da un Segretario del Consiglio di amministrazione efficiente e preparato. Ci si auspica, tuttavia, che l’attuale vuoto normativo possa essere colmato per fare chiarezza su compiti, poteri e responsabilità di una carica che riveste ormai un ruolo fondamentale nella governance societaria e che, in futuro, la complessità dell’incarico trovi adeguata regolamentazione e tutela.

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